حمید مهدی‌زاده، سردفتر نمونه البرز، از تجربیات خود در مسیر حرفه‌ای و شیوه‌های ارتقای کیفیت خدمات دفترخانه می‌گوید. به گزارش پایگاه اطلاع‌رسانی کانون سردفتران و دفتریاران، در مجموعه‌ای از گفت‌وگوها با سردفتران نمونه سال ۱۴۰۳، تلاش شده تا نگاهی نزدیک‌تر به تجربه‌ها، دغدغه‌ها و دیدگاه‌های این برگزیدگان در حرفه سردفتری ارائه شود. حمید مهدی‌زاده، متولد […]
به گزارش پایگاه اطلاع‌رسانی کانون سردفتران و دفتریاران، در مجموعه‌ای از گفت‌وگوها با سردفتران نمونه سال ۱۴۰۳، تلاش شده تا نگاهی نزدیک‌تر به تجربه‌ها، دغدغه‌ها و دیدگاه‌های این برگزیدگان در حرفه سردفتری ارائه شود.
حمید مهدی‌زاده، متولد سال ۱۳۵۳ در شهر رشت، با مدرک کارشناسی‌ارشد حقوق خصوصی، از سال ۱۳۸۷ سردفتری را در دفترخانه ای در کرج آغاز کرده است. او که در خانواده‌ای کارمند بزرگ شده و امروز پدر یک فرزند است، بیش از یک دهه از عمر خود را صرف خدمت در حوزه اسناد رسمی کرده و با تجربه‌ای ارزشمند در این عرصه، به‌عنوان یکی از سردفتران نمونه معرفی شده است. گفت‌وگوی پیش‌رو مروری است بر زندگی شخصی و حرفه‌ای او و نگاهش به مسائل و چالش‌های این حرفه.
سردفتر نمونه استان البرز علاقه خود به شغل سردفتری را ترکیبی از عشق به ادبیات، خوشنویسی و حقوق می‌داند. او می‌گوید: این علاقه زمانی شکل گرفت که اسناد کهن و قلم پیشکسوتان را مشاهده کردم. شیوه نگارش و دقت آن‌ها در ثبت اسناد همیشه برایم جذابیت داشت و انگیزه‌ای شد برای انتخاب منصب سردفتری.
وی درباره اصول کاری خود توضیح می‌دهد: پاکدستی، رعایت دقیق قوانین و مقررات و رضایت ارباب رجوع سه اصل اساسی هستند که همیشه سعی کرده‌ام در دفترخانه میان آن‌ها تعادل برقرار کنم.
راهکارهای سردفتر نمونه البرز برای مقابله با کلاهبرداران حرفه‌ای!
مسیر حرفه‌ای او خالی از چالش نبوده است، مهدی‌زاده درباره چالش‌های حرفه سردفتری می‌گوید: این منصب چالش‌های فراوانی دارد، اما شاید دشوارترین آن، مواجهه با درخواست‌های حیله‌گرانه جاعلان و کلاهبرداران حرفه‌ای است. این افراد از آفات اساسی دفترخانه‌ها به شمار می‌آیند و می‌توانند مسیر حرفه‌ای و حتی سرنوشت یک سردفتر را برای تمام عمر تحت تأثیر قرار دهند.
او در ادامه به راهکار مقابله با این مشکلات اشاره می‌کند: توکل روزانه به خداوند و رعایت دقیق قوانین و بخشنامه‌ها اولین گام است. در عمل، از ابتدای فعالیت دفترخانه باید با استفاده از ابزارهای کنترلی و احراز هویت دقیق، با آگاهی کامل از قوانین و آیین‌نامه‌ها، با مراجعه‌کنندگان رفتار کرد.
مهدی‌زاده توضیح می‌دهد: با این شیوه، افراد سودجو به مرور ناامید می‌شوند و درمی‌یابند که تهدید، تطمیع یا سایر روش‌هایشان تاثیری ندارد و دیگر شما را گزینه‌ای مناسب برای اهداف خود نمی‌دانند. هرچند این معضل هرگز به طور کامل حل نمی‌شود، اما با رعایت این اصول می‌توان تعداد آن‌ها را به حد قابل توجهی کاهش داد.
راز موفقیت دفترخانه کیفیت عملکرد دفتریاران و کارمندان است!
این سردفتر نمونه درباره اقداماتش برای ارتقای کیفیت خدمات دفترخانه توضیح می‌دهد: تمام مدارک و سوابق موجود در دفترخانه اسکن شده‌اند تا دسترسی سریع و راحت به اطلاعات ممکن شود. علاوه بر این، مطالعه روزانه قوانین و بخشنامه‌ها را جدی گرفته‌ام و تلاش می‌کنم مفاهیم را به زبان ساده‌تر به کارمندان منتقل کنم. ارائه مشاوره رایگان به ارباب رجوع نیز یکی از اصول ثابت دفترخانه ماست.
او در پاسخ به این سؤال که چه عواملی باعث شده او به عنوان سردفتر نمونه سال ۱۴۰۳ انتخاب شود، با تواضع می‌گوید: سردفتران زیادی شایسته این عنوان هستند، اما شاید بررسی سوابق، بازرسی‌ها، رعایت مقررات و میزان رضایتمندی مردم نقش مؤثری داشته است. به یقین، بخش اعظم موفقیت یک دفترخانه نتیجه عملکرد دفتریاران و کارمندان است و بدون تلاش و مشتری‌مداری آن‌ها، هیچ سردفتری نمی‌تواند نمونه باشد.
سردفتری؛ منصبی حاکمیتی با رسالت عدالت و خدمت
این سردفتر نمونه معتقد است که جایگاه سردفتری تنها یک شغل نیست بلکه منصبی حاکمیتی با پیشینه‌ای پرافتخار است. به باور او، یک سردفتر باید همواره آگاه به شأن و مسئولیت این منصب باشد و در گفتار، رفتار و منش خود اصولی همچون ایجاد امنیت، رعایت انصاف و عدالت و کمک به هم‌نوعان را سرلوحه قرار دهد؛ اصولی که حتی اگر عنوان «نمونه» را به همراه نداشته باشد، نزد خداوند و مردم بی‌پاسخ نخواهد ماند.
مسئول تقسیم اسناد دولتی هستم اما برای عدالت، سهم دفترخانه ام را کمترین قراردادم!
وی در ادامه به بخشی از تجربه‌های شخصی خود اشاره می‌کند و می‌گوید: قریب به یک دهه است که بنا به اعتماد مسئولان، به‌عنوان یکی از مقسمین شهر کرج وظیفه تقسیم اسناد دولتی را برعهده دارم. این مسئولیت را بدون هیچ‌گونه منفعت مالی پذیرفته‌ام و همواره کوشیده‌ام با رعایت عدل و انصاف بین همکارانم عمل کنم. او تصریح می‌کند: در این سال‌ها عمداً و آگاهانه سهم دفترخانه خود را از اسناد دولتی کمتر از دیگر دفاتر منطقه قرار داده‌ام تا عدالت و برابری در تقسیم‌بندی‌ها رعایت شود؛ رویه‌ای که حتی در سال ۱۴۰۳ نیز ادامه داشته است.
ثبت صدا و تصویر ارباب‌رجوع برای شفافیت بیشتر
این سردفتر نمونه استفاده از فناوری‌های نوین را عاملی مهم در بهبود عملکرد دفترخانه می‌داند. او می‌گوید: اسکن کامل مدارک و اسناد موجود در دفترخانه باعث شده دسترسی به سوابق با سرعت و سهولت بیشتری انجام گیرد. وی همچنین از اقدام دیگری یاد می‌کند که نقش مؤثری در ارتقای شفافیت داشته است: در هر پرونده، با اطلاع و رضایت ارباب‌رجوع، صدا و تصویر آن‌ها ثبت و ضبط می‌شود تا علاوه بر ایجاد اطمینان، مستندات لازم در سوابق پرونده‌ها موجود باشد.
کلاس روزانه آموزش قوانین در دل دفترخانه!
این سردفتر، آموزش کارکنان را یکی از اولویت‌های کاری خود می‌داند و تأکید می‌کند: کارکنان در بسیاری مواقع در صف اول پاسخگویی به ارباب‌رجوع هستند، به همین دلیل باید همواره به‌روز باشند. او با اشاره به تغییرات مکرر قوانین در سال‌های اخیر می‌افزاید: تقریباً هر روز با مطالعه موازین قانونی و بخشنامه‌ها و همچنین گوش دادن به فایل‌های آموزشی، آموخته‌هایم را به کارکنان منتقل می‌کنم و منابع دیگری هم به آن‌ها معرفی می‌کنم تا خودشان به‌طور مستقیم مطالعه داشته باشند.
مشاوره رایگان؛ راهی برای رضایت مردم
به اعتقاد مهدی‌زاده، یکی از مؤثرترین راه‌ها برای جلب اعتماد و رضایت ارباب‌رجوع، ارائه مشاوره صحیح و کاربردی است. او می‌گوید: بسیاری از افراد در طول زندگی شاید تنها چند بار برای تنظیم سند به دفترخانه مراجعه کنند، اما بارها برای دریافت مشاوره حقوقی به سردفتران رجوع دارند. از همین رو، مشاوره رایگان که به‌عنوان یک رویه ثابت در دفاتر اسناد رسمی ارائه می‌شود، نقشی کلیدی در افزایش رضایتمندی مردم ایفا می‌کند.
حضور محتاطانه سردفتران در رسانه‌ها و فضای مجازی
این سردفتر باور دارد محدودیت‌های قانونی گذشته در حوزه مصاحبه و تدریس دانشگاهی سبب شده بسیاری از سردفتران امروز هم در تولید محتوا در فضای مجازی با احتیاط عمل کنند. او با این حال تأکید دارد که گروه‌های مجازی حقوقی ارزشمند می‌توانند بستر مناسبی برای تبادل تجربه‌های علمی و عملی باشند.
مهدی‌زاده که از اعضای هیئت تحریریه مجله کانون سردفتران است، تجربه شخصی خود را نیز در این زمینه بیان کرده و معتقد است استفاده از مطالب مفید فضای مجازی ضروری است، اما نباید در هر گروهی عضویت داشت؛ چراکه انتشار اطلاعات زرد و بی‌ارزش تنها باعث سردرگمی مخاطبان خواهد شد.
قانون الزام جذاب اما برای قضاوت کردن زود است
مهدی‌زاده اجرای قانون الزام را در مجموع برای مردم جذاب می‌داند، هرچند طبیعی است که در برابر هر قانون جدیدی نوعی مقاومت شکل بگیرد؛ مقاومتی که به گفته او ریشه در ترس، تعارض منافع یا تجربه‌های پیشین دارد. با این حال او معتقد است هنوز برای سنجش دقیق میزان رضایتمندی ارباب‌رجوع از این قانون زمان لازم است، چراکه قانون به صورت کامل به مرحله اجرا نرسیده است.
استفاده از پلتفرم کاتب برای سهولت کار
این سردفتر درباره بهره‌گیری از فناوری در دفترخانه می‌گوید که در فضای کامپیوتر از پلتفرم کاتب استفاده می‌کند تا فرایندها سریع‌تر و دقیق‌تر انجام شود.
چه نهادی اصلح‌تر از دفاتر برای تنظیم قراردادها؟
وی درباره دسترسی دفاتر به قراردادهای یکسان یا تغییرات آن‌ها توضیح می‌دهد: قراردادها باید نزد متخصصی که نگارش آن‌ها را به‌صورت حرفه‌ای انجام می‌دهد تنظیم شود و اگر این کار توسط متخصص انجام شود، انحصاری نیست. به گفته مهدی‌زاده، چه نهادی با سابقه‌تر و اصلح‌تر از دفاتر اسناد رسمی برای انجام این کار وجود دارد؟
نسل جدید سردفتران، آموزش و فناوری در خدمت حرفه
مهدی‌زاده درباره توصیه خود به نسل جوان سردفتران می‌گوید: امروزه جوان‌ترها با آشنایی بیشتر با فناوری، هوش مصنوعی و پدیده‌های نوین، ظرفیت بالایی برای رشد دارند. او تأکید می‌کند که با تلاش مستمر و استفاده از فرصت‌های آموزشی، از جمله کلاس‌ها و کارگاه‌های کمیسیون آموزش کانون سردفتران و دفتریاران، حتی در فضای مجازی، می‌توان به تسلط کامل در امور سردفتری دست یافت.
او می‌افزاید: پس از کسب این مهارت و آگاهی، ارائه خدمات ارزشمند، استفاده از فرصت‌های قانونی، تقویت کمیته‌های پارلمانی و همکاری با پژوهشکده‌ها و مراجع قانونگذاری، زمینه را برای تقویت جایگاه دفاتر اسناد رسمی فراهم می‌کند و از این طریق می‌توان با اقدام به مطالبه‌گری قانونی، اثرگذاری بیشتری در حرفه ایجاد کرد.
وقتی اجرای قانون بر دل‌ها سنگینی می‌کند!
این سردفتر در خاطره‌ای از دوران فعالیت خود می‌گوید: در طول سال‌ها بارها مجبور شده است به دوستان، آشنایان و حتی همسایگان برای اسنادی که قابلیت تنظیم نداشته‌اند «نه» بگوید. او اشاره می‌کند که این نه گفتن گاهی دلخور و سرسنگین‌کننده است، اما معتقد است سردفتر باید توانایی مقابله با درخواست‌های غیرقانونی را داشته باشد.
مهدی‌زاده می گوید: گاهی فکر می‌کنم قانون‌گذار حکیم با ممنوع کردن تنظیم سند برای افراد سببی و نسبی، به سردفتر لطف کرده است؛ حداقل دیگر مجبور نیست به بستگان خود نه بگوید.
منبع:پایگاه اطلاع رسانی کانون سردفتران و دفتریاران
نظرات