دستورالعمل پذیرش درخواست سند مالکیت

همکاران محترم سردفتر و دفتریار استان البرز

سلام و درود

با احترام، بر اساس ماده 9 دستورالعمل پذیرش درخواست سند مالکیت مندرج در کد 1108 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی مبنی بر وظیفه نظارتی کانون سردفتران و دفتریاران و با توجه به نامه شماره 22323/10/02 مورخ 15/12/1402 مدیر کل محترم ثبت اسناد و املاک استان البرز، به منظور جلب رضایت حداکثری مراجعین و جلوگیری از هدر رفت منابع و اعمال سلیقه‌های شخصی، و ایجاد رویه یکسان و نظم بیشتر در عملکرد با موضوع پذیرش درخواست‌های سند مالکیت در دفاتر اسناد رسمی، تأکید می‌گردد، ملاک عمل در بارگذاری مدارک در سامانه ثبت الکترونیک اسناد و همچنین مطالبه و آماده سازی مدارک برای ارسال به ادارات ثبت اسناد و املاک از طریق پست، مدارک و مستندات تعیین شده در دستورالعمل پیش‌گفته و پیش‌بینی شده در فرم‌های مربوطه سامانه ثبت الکترونیک اسناد است؛ از این‌رو اقتضا دارد همکاران درباره موضوع، طبق دستورالعمل اقدام نمایند.

بر همین اساس:

1- تصویر درخواست سند مالکیت (فرم درخواست): بر اساس ذیل بند الف فراز 3-1 دستورالعمل، تصویر درخواست سند مالکیت پس از تکمیل و امضا توسط متقاضی باید در سامانه بارگذاری شود.

توضیح: با توجه به اینکه در حال حاضر در سربرگ (تبِ) پیوست‌های فرم درخواست سند مالکیت، عنوان درخواست سند مالکیت وجود ندارد، این درخواست ذیل یکی از عناوین اصلی مانند عنوان «سند مالکیت» بارگذاری و ارسال شود.

2- کارت ملی و شناسنامه: جز در اجرای بند (ح) دستورالعمل (درخواست صدور سند مالکیت به موجب تغییر مشخصات سجلی مالک) از بارگذاری کارت ملی و شناسنامه مالک در سامانه و همچنین تهیه و ارسال تصویر کاغذی (فیزیکی) آن خودداری گردد.

توضیح: توجهاً به ماده 11 دستورالعمل، کارت ملی یا شناسنامه نماینده قانونی مالک در هیچ‌یک از انواع درخواست‌ها، خواسته نشده است.

3- خلاصه معامله و آخرین سند معامله (بنچاق): جز در اجرای بندهای (ج)، (د)، (ه)، (و) و (ز) دستورالعمل، حسب مورد، از مطالبه و بارگذاری و همچنین تهیه و ارسال اصل یا رونوشت یا تصویر خلاصه معامله و آخرین سند معامله (بنچاق) خودداری گردد.

توضیح: بنابر آنچه در این بند بیان شد و با توجه به پاراگراف ذیل بند (ب) فراز 3-1 دستورالعمل، در درخواست‌های سند مالکیت به‌موجب انتقال، تعویض اسناد دفترچه‌ای و حدنگار فاقد شماره دفتر الکترونیک، ماده 106 و تقسیم‌نامه، سهم‌الارث وراث با ارائه سند مالکیت، تغییر مشخصات سجلی مالک و اصلاحی و تجمیعی، نیازی به خلاصه معامله و آخرین سند معامله (بنچاق) نیست.

4- چاپ نهایی درخواست: تکلیفی به ارسال نسخه کاغذی چاپ نهایی درخواست سند مالکیت، جهت ارسال به اداره ثبت وجود ندارد و نباید ارسال شود.

5- چاپ رسید پرداخت هزینه: تکلیفی به بارگذاری و ارسال چاپ رسید پرداخت هزینه (رسید سامانه پرداخت الکترونیک وجوه)، به اداره ثبت نیست و ارسال نشود.

6- گواهی کدپستی: با توجه به تکالیف قانونی مربوط و تفاهم‌نامه سه‌جانبه این کانون با اداره کل ثبت اسناد و املاک و اداره کل پست استان، کدپستی مندرج در گواهی کدپستی ارائه شده توسط متقاضی در سامانه درج و گواهی یاد شده به اداره ثبت ارسال گردد.

7- شماره تلفن همراه متقاضی: با توجه به نامه شماره 4144/ک/ص/03 مورخ 18/04/1403 این کانون (تصویر پیوست)، تنها شماره تلفن مالک یا نماینده قانونی وی در سامانه و بر روی درخواست سند مالکیت درج شود و از درج شماره تلفن غیر از اشخاص یاد شده، از جمله تلفن دفترخانه یا کارکنان خودداری شود.

8- تعیین ادارات ثبت اسناد و املاک استان: در تعیین اداره ثبت مربوط جهت ارسال درخواست‌ها، تا اطلاع ثانوی طبق فایل پی‌دی‌اف پلاک‌های اصلی و حوزه‌های ثبتی استان، اعلامی از طرف اداره کل ثبت استان (فایل پیوست)، اقدام شده و دقت نظر لازم در تعیین واحد ثبتی به‌عمل آید.

9- اقاله و فسخ و حذف شروط ضمن عقد از سند مالکیت: با توجه به اینکه برای درخواست‌های سند مالکیت در موارد اقاله و فسخ و حذف شروط ضمن عقد، در دستورالعمل نحوه اقدام تعیین نشده و همچنین در سامانه ثبت الکترونیک اسناد عناوینی اختصاص داده نشده است، با رعایت سایر موارد بیان شده در این نامه، این درخواست‌ها ذیل عنوان «درخواست تعویض سند» تکمیل و ارسال شود.

10- ماده 106 آئین‌نامه قانون ثبت و تقسیم‌نامه: پذیرش و ارسال این درخواست‌ها طبق دستورالعمل در صلاحیت دفاتر اسناد رسمی است و باید از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد به واحدهای ثبتی ارسال گردد.

در پذیرش این درخواست‌ها (ماده 106 و تقسیم‌نامه) دقت شود و از متقاضی پرسش شود تا چنانچه هزینه‌های درخواست اسناد مالکیت قبلاً در سازمان نظام مهندسی واریز و درخواست ارسال شده است -مربوط به قبل از تاریخ 04/04/1403 موضوع نامه شماره 6404/10/03 مورخ 13/04/1403 اداره کل ثبت-، طبق رویه سابق اقدام شده و از ارسال مجدد درخواست خودداری شود، در غیر این صورت مطابق دستورالعمل و موارد بیان شده در این نامه اقدام گردد.

طبق هماهنگی با اداره کل ثبت، برای پذیرش درخواست سند مالکیت‌های ماده 106، یک نسخه صورت‌مجلس تفکیکی جهت ارائه به دفاتر اسناد رسمی به مالک تحویل داده خواهد شد.

11- تبدیل اسناد مالکیت مشاعی به یک سند پس از انتقال سهم جدید (بند 301 م.ب.ث): در مواردی که مالک قبلاً نسبت به سهم مشاعی از ملک سند مالکیت دریافت نموده و پس از انتقال سهم جدید، درخواست تبدیل اسناد مشاعی به یک سند دارد، طبق نامه شماره 9403/10/03 مورخ 05/06/1403 مدیرکل محترم ثبت، پس از اخذ درخواست از مالک جهت تبدیل اسناد مالکیت به یک سند، مراتب درخواست مالک مبنی بر تبدیل اسناد مالکیت مشاعی به یک سند، در موارد لازم به ذکر در خلاصه معامله در سامانه ثبت الکترونیک اسناد جهت انعکاس به اداره ثبت درج شود؛ پیشنهاد می‌شود تصویر سند مالکیت قبلی نیز در سامانه بارگذاری و مراتب در قسمت توضیحات درخوست سند مالکیت سامانه درج شود.

12- اسناد انتقال اجرایی که قبل از انتقال نیاز به صدور سند مالکیت وجود دارد: حسب مورد طبق صورتمجلس تفکیکی موردی، یا پاسخ وضعیت ثبتی، با بارگذاری مدارک لازم و رعایت سایر موارد یاد شده در این نامه اقدام شود.

ضمناً یادآور می‌شود: موارد تکمیلی (از جمله درخواست صدور سند مالکیت نسبت به باقی سهم مالک که سند مالکیت قبلاً به اداره ثبت ارسال شده، از طریق اداره کل و سازمان متبوعه درخواست تعیین تکلیف شده است) و اصلاحی متعاقباً اطلاع رسانی خواهد شد و هرگونه تغییر در نحوه اقدام دفاتر اسناد رسمی با توجه به صدور اسناد مالکیت الکترونیکی، نیاز به تعیین تکلیف و صدور مقرره از جانب مسئولین سازمان ثبت اسناد و املاک دارد، بنابراین همکاران محترم تا قبل از صدور هرگونه بخشنامه یا دستورالعمل، همچنان به تکالیف مقرر فعلی عمل نمایند.

رونوشت: مدیرکل محترم ثبت اسناد و املاک استان البرز جهت استحضار.

جهت دانلود فایل pdf لیست پلاکهای اصلی ادارات ثبت اسناد استان البرز اینجا کلیک کنید